We hebben bewust gekozen voor een kleinschalige opzet en een doorstroom vanuit het Augustinus VMBO. Hierdoor blijf je op je vertrouwde plek en ken je alvast aardig wat mede deelnemers maar ook nog een aantal docenten.

Je hebt gekozen voor de MBO opleiding niveau 2 beginnend Bedrijfsadministratief Medewerker. Nadat je die keuze had gemaakt kreeg je een intake gesprek. In dit gesprek heb je reeds te horen gekregen dat het AC niet zo maar een opleiding is die je achter een schoolbankje doet maar dat het een interactieve opleiding is. Dat wil zeggen dat je heel veel zelf moet gaan ondernemen om je beroep aan te leren. Uiteraard krijg je daar bij hulp en ondersteuning van verschillende docenten. Deze ondersteuning lijkt alleen niet meer op wat je gewend was in het VMBO. Daar zul je misschien wel een beetje aan moeten wennen maar ook daar word je bij geholpen.

In onze studiegids staat veel informatie over de opleiding die je gaat volgen. Bewaar die goed, want je zult de gids ongetwijfeld verschillende malen raadplegen. Deze gids wordt dan ook éénmalig verstrekt, maar je kunt hem hier ook downloaden.

Lees de inhoud aandachtig door, zodat je snel op de hoogte bent van hoe de studie in elkaar zit, wat ervan je wordt verwacht en wat jij van het Augustinus kunt verwachten.

Veel succes bij je studie,

Monique Hollman,
Locatiedirecteur

Kort beeld van de beroepengroep

Administratief medewerker

Het werk bestaat uit twee kerntaken die uitgevoerd worden op niveau 2.

Kerntaak 1: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden.

De administratief medewerker handelt allerlei vormen van schriftelijke en mondelinge berichten af in het Nederlands of in een moderne vreemde taal zoals mailings, memo’s, standaardbrieven, e-mails etc. in opdracht van een leidinggevende/opdrachtgever. Hij draagt mede zorg voor het actueel houden van het (elektronisch) archief en hij ondersteunt bij de postverwerking en bij de uitvoering van standaard mailings, zoals het verzendklaar maken en het frankeren. Volgens de regels van de organisatie neemt hij poststukken en andere goederen in ontvangst en zorgt hij voor verspreiding binnen de organisatie. De administratief medewerker signaleert een dreigend tekort aan kantoorbenodigdheden en meldt dit bij de verantwoordelijke persoon binnen de organisatie. De administratief medewerker gebruikt een elektronische agenda voor het maken en eventueel wijzigen en annuleren van afspraken. Leidinggevenden en/of opdrachtgevers dienen een vergaderverzoek in die door hem wordt opgenomen en zonodig wordt gewijzigd in het (elektronische) (zaal)reserveringssysteem of in de elektronische agenda. Hij ontvangt bezoekers en wijst hen de weg in de organisatie conform regels en procedures van het bedrijf. Hij houdt de aan- en afwezigheidsregistratie bij. Hij bedient de telefoon(centrale). Met telefoonnotities brengt hij de niet aanwezige medewerkers op de hoogte. De administratief medewerker gebruikt de intercom en de alarmcentrale.

Kerntaak 2: Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden.

De administratief medewerker ordent boekingsstukken in opdracht van de leidinggevende. Het kan hierbij gaan om inkoopfacturen, bankafschriften e.d. Hij voert eenvoudige berekeningen uit en vergelijkt de te controleren boekingsstukken met de onderliggende documenten. Hij archiveert de relevante gegevens. De administratief medewerker voert met grote nauwkeurigheid administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem. Aan zijn leidinggevende overhandigt hij een door hem afgedrukt invoerverslag ter controle en fiattering. Hij vult eenvoudige formulieren in, bijvoorbeeld ziekmeldingen, rappelformulieren, telefoonmemo’s, pakbonnen en vrachtbrieven.

Waar werkt een administratief medewerker?

De administratief medewerker werkt in alle kantoorhoudende arbeidsorganisaties, onafhankelijk van de bedrijfstak of de bedrijfsdoelstelling.

Specifieke kenmerken van de uitstroom secretarieel medewerker.

De secretarieel medewerker is werkzaam in arbeidsorganisaties waar sprake is van een kantooromgeving. De secretarieel medewerker houdt zich bezig met telefoonbeantwoording, agendabeheer, het opstellen van eenvoudige mededelingen, het invullen van eenvoudige formulieren, het ontvangen van bezoekers, de urenregistratie en het uitvoeren van kopieeropdrachten. Tevens ondersteunt hij bij de postverwerking en het actueel houden van het archief.

Specifieke kenmerken van de uitstroom telefonist/receptionist.

Telefonisten/receptionisten zijn werkzaam in diverse arbeidsorganisaties. De belangrijkste taken zijn het ontvangen van bezoekers en het in ontvangst nemen van poststukken en goederen, het verwerken van het telefoonverkeer en het uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden, zoals het in- en uitschrijven van bezoekers en het bijhouden van  (zaal)reserveringen bijvoorbeeld met behulp van een (digitale) agenda. De telefonist/receptionist is het visitekaartje van het bedrijf, zowel aan de balie als aan de telefoon. Specifieke kenmerken van de uitstroom bedrijfsadministratief medewerker Bedrijfsadministratief medewerkers zijn werkzaam op de administratie van een bedrijf, of bij een administratiekantoor. De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel ook de bedrijfsadministratief medewerker steeds meer contacten heeft, is er doorgaans sprake van een back office functie. Zijn werkzaamheden zijn veelal gericht op het bijwerken van dagboeken en subadministraties en de daarmee verbonden taken. Van de bedrijfsadministratief medewerker wordt verwacht dat hij gegevens invoert, waarbij enige boekhoudkundige kennis noodzakelijk is.

Wat moet een administratief medewerker kunnen?

Het belang van communicatieve vaardigheden neemt de laatste jaren sterk toe. Hieronder wordt niet alleen verstaan dat de administratief medewerker prettig communiceert met collega’s, maar hij moet ook enige vergadervaardigheden hebben en het bedrijf kunnen vertegenwoordigen in eenvoudige contacten met klanten. Daarnaast worden secretariële kennis en vaardigheden door de arbeidsmarkt steeds meer op prijs gesteld en kunnen deze bij de bedrijfsadministratief medewerker niet worden gemist. Voor de administratief medewerker is het werken met computers en verschillende softwarepakketten zeer belangrijk voor een goede uitvoering van de werkzaamheden. Hij moet oog houden voor nieuwe ontwikkelingen op dit gebied en kansen benutten om zich bij te scholen in het computergebruik.

Meer informatie is te vinden in onze studiegids en op de site van de Ecabo.